Edkimo Datenschutzerklärung

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1. Einleitung

  • Die Edkimo GmbH hat ihren Sitz in Deutschland. Wir arbeiten nach den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
  • Wir orientieren uns vor allem an den Grundsätzen der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (privacy-by-design).
  • Wir erheben nur so viele Daten wie unbedingt notwendig, um Lehrkräften und Personen, die Online-Befragungen erstellen, die Funktion des Online-Feedbacks mit Echtzeit-Auswertung zu ermöglichen. Den Umgang mit der Auswertung regelt in den Bildungseinrichtungen eine intern abgestimmte Nutzungsordnung, die allen Beteiligten bekannt ist.
  • Wir erfassen von Ersteller*innen der Online-Befragungen nur solche Daten, die zur Einrichtung und Anwendung der App unbedingt notwendig sind. Diese sind: ein selbst gewählter Nutzername, eine E-Mail-Adresse sowie Name und Anschrift Ihrer Schule, Bildungseinrichtung bzw. Organisation.
  • Mit der Registrierung eines Accounts erklären sich die Nutzer*innen mit der Verarbeitung dieser Daten durch die Edkimo GmbH einverstanden.
  • Wir verkaufen keine Daten unserer Nutzer*innen an Dritte.
  • Wir speichern auf unserem Webserver nur die minimal für den technischen Betrieb und die Fehlerbehebung erforderlichen Logdateien.
  • Wir erstellen keine Profile von Schüler*innen oder Teilnehmenden an einer Befragung.
  • Unser Server stehen in Deutschland zu geltenden europäischen Datenschutzbestimmungen. Der App-Server befindet sich in einem Rechenzentrum der Hetzner Online AG, der Homepage-Server in einem Rechenzentrum von ALL-INKL.COM.
  • Mit beiden Unternehmen hat die Edkimo GmbH schriftliche Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen.
  • Die Kommunikation über Edkimo wird standardmäßig SSL-verschlüsselt.
  • Die Verantwortung über die gesammelten Teilnehmer-Rückmeldungen und Ergebnisse liegt bei den Ersteller*innen der Befragung bzw. deren Schule, Bildungseinrichtung oder Organisation und wird dort durch eine interne Nutzungsordnung geregelt. Edkimo stellt lediglich die technischen Möglichkeiten bereit, um Online-Befragungen durchzuführen.
  • Im Falle des Einsatzes in der Schule verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter ihre Daten, die verantwortliche Stelle ist ihre Schule bzw. der Schulträger.
  • Jede Befragung wird als Datensatz auf unserem Server hinterlegt und kann jederzeit durch die Ersteller*innen mit der Löschen-Funktion entfernt werden. Beim Löschen einer Befragung werden nach einer Sicherheitsabfrage alle damit verbundenen Daten endgültig gelöscht. Dies betrifft sowohl den Fragebogen, die Antworten der Befragten als auch die Ergebnisse der Befragung.
  • Beim Löschen eines Edkimo-Accounts werden sämtliche damit verbundenen Daten vom Server gelöscht.

2. Begriffsklärung

Der Umfang dieser Datenschutzrichtlinie umfasst die Edkimo-Feedback-App, die Edkimo-Websites sowie die mobilen Edkimo-Apps für Android und iOS-Geräte. Diese Produkte sind in der vorliegenden Richtlinie auch unter den Begriffen Service bzw. Dienste zusammengefasst.

Der Begriff Daten in dieser Datenschutzrichtlinie bezieht sich auf alle Daten, die mithilfe unserer Services erfasst werden, in erster Linie anonyme Rückmeldungen von Teilnehmenden an einer Befragung, die auf einer von uns betriebenen Website verarbeitet werden und deren Ergebnisse auf Gruppenebene ausgewertet werden. Diese Daten liegen in Ihrer Hand.

Der Begriff personenbezogene Daten bezieht sich auf Informationen, die wir zu Ihrer Person erfassen.

3. Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs.3 DSGVO

Wir bieten unseren Bezahlkunden die Möglichkeit, mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach den Vorgaben von Art. 28 Abs. 3 der EU-DSGVO zu schließen.

Um mit uns eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung eingehen zu können:

  1. Senden Sie uns eine Anfrage an vertrag@edkimo.com oder laden Sie den Vertrag in Ihrem Team-Admin-Account als PDF herunter.
  2. Füllen Sie das Dokument aus.
  3. Lassen Sie das Dokument durch eine verantwortliche Person unterschreiben.
  4. Senden Sie uns das unterschriebene Dokument an vertrag@edkimo.com zurück.

Wir werden Ihnen nach Erhalt des vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Dokuments eine Empfangsbestätigung zukommen lassen, um den Abschluss der Vereinbarung zu bestätigen.

4. Informationen, die wir erfassen und wie wir diese verwenden

Personengruppen

Je nachdem, wie Sie Edkimo nutzen, sammeln wir unterschiedliche Informationen über Sie. Im Allgemeinen gibt es drei Personengruppen, die unseren Service nutzen:

  1. Besucher*innen unserer Website: Sie sind „Besucher*in“, wenn Sie eine unserer Websites besuchen, um beispielsweise Artikel zu lesen und mehr über Edkimo zu erfahren.
  2. Ersteller*innen einer Befragung: Sie sind Ersteller*in, wenn Sie einen persönlichen Edkimo-Nutzeraccount besitzen und eigene Befragungen durchführen, Fragebogen-Vorlagen erstellen oder Ergebnisse auswerten.
  3. Teilnehmende an einer Befragung: Sie sind Teilnehmer*in, wenn Sie den Zugriff auf eine anonyme Online-Befragung erhalten haben, die mittels unserer Dienste erstellt wurde und über Edkimo durchgeführt wird.

„Ersteller*innen“ und „Teilnehmende“ werden bei Edkimo ebenfalls als „Besucher*innen“ betrachtet, da sie unsere Website besuchen können, um sich beispielsweise bei Edkimo anzumelden oder um an einer anonymen Online-Befragung teilzunehmen.

Unter dem Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (privacy-by-design) verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie nur, um der vertraglichen Verpflichtung zur Erbringung unserer Dienste nachzukommen und um berechtigte Interessen an der Verbesserung unserer Services und der Weiterentwicklung unserer Produkte zu verfolgen. Unser Hauptziel ist es, unsere Dienste und Inhalte für alle Nutzer*innen zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten respektiert und geschützt werden.

4.1 Besucher*innen

Nutzungsdaten

Wir erfassen nur anonymisierte Nutzungsdaten mit der europäischen, datenschutzfreundlichen Open-Source-Software für Webanalytics plausible.io. Plausible arbeitet komplett ohne Cookies und speichert keinerlei personenbezogenen Daten. Die IP-Adresse wird kurz genutzt, um grob das Herkunftsland zu erfassen (z.B. Deutschland), wird dann verworfen und nie in der Datenbank gespeichert. Dadurch erhalten wir grundlegende, anonyme Informationen darüber, welche Websites Sie besuchen, aus welchem Land Sie kommen und welches Gerät Sie benutzen. Wir verwenden diese anonymen Informationen, um unsere Websites und Services für Sie und alle anderen Besucher*innen kontinuierlich zu verbessern. Sie können auch dieses anonyme Tracking jederzeit abschalten.

Geräte- und Browserdaten

Wir erfassen Informationen über das Gerät und die Anwendung, die Sie für die Nutzung unserer Services einsetzen. Gerätedaten heißt in der Hauptsache die Version Ihres Betriebssystems, Gerätetyp, Informationen zu System und Leistung sowie der Browsertyp. Wir verwenden diese Informationen, um unsere Websites und Services für Sie und alle anderen Benutzer*innen zu verbessern.

Kontaktinformationen

Sie geben uns möglicherweise Ihre Kontaktinformationen an, z.B. die E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer. Dies kann durch ein Formular auf unserer Website, per E-Mail, durch Interaktion mit unserem Kundensupport-Team oder in einer Antwort auf eine unserer eigenen Edkimo-Befragung erfolgen. Wir nutzen diese Kontaktinformationen, um auf Anfragen Ihrerseits zu antworten, Ihnen Informationen als Teil unseres Services zu senden und Ihnen auf Wunsch ein Angebot bzw. eine Rechnung zukommen zu lassen.

Protokolldaten

Des Weiteren speichern unsere Server nur die minimal für den technischen Betrieb und die Fehlerbehebung erforderlichen Informationen. Diese Logdateien beinhalten Angaben wie etwa die Betriebssystemversion, den Gerätetyp und den Zeitstempel. Wir setzen Protokolldaten insbesondere für folgende Zwecke ein:

  • Überwachung der Serverlast
  • Erkennen und Verhindern von Missbrauch und Hackerangriffen
  • Fehlerkorrektur und Fehlererkennung.

Alle Logdateien werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Verweisdaten

Falls Sie durch einen externen Verweis zu Edkimo angelangt sind, z.B. durch einen Link auf einer anderen Website, durch eine Werbeanzeige, eine Suchmaschine oder einen E-Mail-Verweis, dann speichern wir Informationen über die Quelle, die Sie zu Edkimo gebracht hat. Wir setzen diese Verweisdaten ein, um den Erfolg unserer Integrationen, Kampagnen und die Suchmaschinenoptimierung zu erhöhen.

Rechtlich geforderte Verwendungen

Um auf rechtlich relevante Aufforderungen reagieren zu können oder um Betrug zu verhindern, müssen wir ggf. Informationen oder Daten zu Ihrer Person nutzen und offenlegen. Für den Fall, dass wir eine gerichtliche Vorladung oder andere rechtlich relevante Aufforderungen erhalten, müssen wir unter Umständen gespeicherte Daten untersuchen, um adäquat reagieren zu können.

4.2 Ersteller*innen

Die Informationen, die wir über Besucher*innen sammeln, gelten auch für Ersteller*innen, da sie unsere Websites besuchen, um sich beispielsweise bei Edkimo anzumelden, sich zu registrieren oder uns zu kontaktieren.

Darüber hinaus verarbeiten wir folgende Informationen über Ersteller*innen:

Registrierungsdaten

Sie benötigen einen Edkimo-Account mit persönlichen Zugangsdaten, bevor Sie eine Befragung erstellen können. Wenn Sie ein Kundenkonto einrichten, erfassen wir von Ihnen nur einen frei wählbaren Nutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie Name und Anschrift Ihrer Schule, Bildungseinrichtung bzw. Organisation.

Falls Sie sich mittels eines Drittanbieter-Kontos registrieren (z.B. über eine Single Sign-On-Lösungen von anderen Anbietern und im Rahmen von Kooperationsvereinbarungen in verschiedenen Regionen oder Bundesländern) gilt:

Wir nutzen in diesem Rahmen auch Daten von Dritten. Ziel ist es, dass Sie sich über eine Integration von Drittanbietern authentifizieren und in unseren Service einloggen können.

Abrechnungsdaten

Falls Sie ein Angebot anfordern oder eine Zahlung an Edkimo leisten, benötigen wir Ihre abrechnungsrelevanten Daten wie Rechnungsanschrift und E-Mail-Adresse der Ansprechperson.

Befragungsdaten

Wir speichern für Sie Befragungsdaten (Fragen und Antworten) und stellen Ihnen diese für die weitergehende Analyse zur Verfügung.

Accountinformationen

Wir nutzen Ihre Account-Informationen wie Ihre E-Mail-Adresse, den pseudonymen Nutzernamen und die Zuordnung zu einer Schule, Bildungseinrichtung oder Organisation, um Ihr Edkimo-Konto zu führen, z.B. damit Sie Ihr Passwort zurücksetzen können und für den Kundensupport. Wir senden Ihnen hin und wieder geschäftsbezogene Mitteilungen zu unseren Leistungen, zu Angeboten und Rechnungen, zu Änderungen in unseren Dienstleistungen oder Richtlinien und eine Willkommens-E-Mail, wenn Sie sich zum ersten Mal bei Edkimo registriert haben. Sie können sich nicht gegen die Zusendung dieser Mitteilungen entscheiden, da diese für die Erbringung unserer Leistungen unerlässlich sind.

Rechtlich geforderte Verwendungen

Um auf rechtlich relevante Aufforderungen reagieren zu können oder um Betrug zu verhindern, müssen wir ggf. Informationen oder Daten zu Ihrer Person nutzen und offenlegen. Für den Fall, dass wir eine gerichtliche Vorladung oder andere rechtlich relevante Aufforderungen erhalten, müssen wir unter Umständen gespeicherte Daten untersuchen, um adäquat reagieren zu können.

4.3 Teilnehmende

Die Informationen, die wir über Besucher*innen sammeln, gelten auch für Teilnehmende da sie auch über unsere Website durch die Eingabe eines Feedback-Codes oder TAN zu einer Befragung gelangen können oder nach der Teilnahme auf unsere Website weitergeleitet werden und sodann als Besucher behandelt werden.

Datensparsamkeit und Datenvermeidung

Für die Teilnahme an einer Online-Befragung über Edkimo ist keine persönliche Registrierung der Teilnehmenden nötig oder vorgesehen.

Verwendung der Rückmeldungen von Teilnehmenden

Rückmeldungen von Teilnehmenden, die über Edkimo im Rahmen von Feedback- und Evaluations-Prozessen erhoben werden, werden von Ersteller*innen der Befragungen verwaltet. Ersteller*in ist in der Regel die Person, die den Teilnehmenden die Zugangsdaten zur Befragung versendet bzw. bereitgestellt hat. Edkimo verarbeitet diese Teilnehmer-Rückmeldungen nur im Auftrag der Ersteller*innen.

Datenverantwortliche*r

Eventuell erhobene personenbezogene Rückmeldungen von Teilnehmenden werden ausschließlich von den Ersteller*innen der Befragung gesteuert und kontrolliert. Edkimo verarbeitet diese Daten lediglich im Auftrag der verantwortlichen Ersteller*in. Bitte wenden Sie sich bei Fragen dazu an die Person, die die Befragung erstellt hat.

5. Zur Verfügung gestellte Informationen bei allen Accounts

Unsere Services gestatten es Ersteller*innen auch Fragebogenlinks und Ergebnislinks im Internet zu veröffentlichen und mit anderen Personen zu teilen. Online bereitgestellte freigegebene Inhalte können auch von Suchmaschinen gefunden werden. Edkimo hat keinen Einfluss auf die Darstellung der Suchergebnisse. Bitte nutzen Sie deshalb die Funktionalitäten zur Freigabe und Veröffentlichung von Daten und Informationen mit Umsicht.

6. Zur Verfügung gestellte Informationen bei Premiumaccounts

Wenn Ihr Edkimo-Konto zu einem Edkimo-Premiumaccount gehört, sind Ihre E-Mail-Adresse und Ihr pseudonymer Nutzername in der Regel auch für eine qualifizierte Team-Admin-Person innerhalb Ihrer Schule/Organisation in einer Liste sichtbar.

Ihre selbst erstellten Fragebogen-Vorlagen und die Ergebnisse Ihrer Befragungen sind zunächst nicht für andere sichtbar. Diese Daten liegen in Ihrer Hand.

Sie können diese Daten aber für andere Personen oder eine(n) Team-Admin zugänglich machen. Dazu müssen Sie Ihre Befragung bzw. die Ergebnisse zuvor jedoch explizit freigegeben haben. Außerhalb der engen Grenzen der hier beschriebenen Umstände geben wir Ihre Informationen oder Daten nicht an Dritte weiter.

7. Subunternehmen

Zur Unterstützung bei der Bereitstellung bestimmter Aspekte unserer Services nehmen wir Subunternehmen und vertrauenswürdige Partner in Anspruch. Edkimo hat mit den nachfolgenden Sub-Auftragsverarbeitern, die personenbezogene Daten verarbeiten, die erforderlichen Vereinbarungen im Sinne des Art. 28 Abs. 4 DSGVO abgeschlossen, um sicherzustellen, dass diese unseren hohen Datenschutzstandards genügen:

  • Hetzner Online GmbH (Software, Server und Datenbanken)
  • ALL-INKL.COM (Homepage, E-Mail-Provider)
  • plausible.io (Webanalytics mit Möglichkeit zum Opt-out)
  • Lexoffice.de (Buchhaltung)
  • Postmark by Wildbit LLC (Transactional Emails)
  • Brevo formerly Sendinblue (Email Automation)

Edkimo ist selbsterklärend und kann vollständig im Browser Ihres Computers, Tablets oder Smartphones verwendet werden. Optional stellen wir auch Erklärvideos sowie mobile Apps für Smartphones und Tablets bereit und nutzen dazu folgende Anbieter:

8. Datenaufbewahrung und Löschung

Sofern Sie ein Edkimo-Konto führen, löschen wir darin enthaltene Daten nicht, d.h. Sie sind selbst verantwortlich dafür, wie lange Sie diese Daten aufbewahren, und können dies auch selbst festlegen. Ihr Konto bietet zahlreiche Steuerungsfunktionen, um einzelne Befragungen, einzelne Vorlagen oder Ihr gesamtes Konto zu löschen. Wenn Sie Teilnehmer*in sind, müssen Sie sich bei der Person, die die Befragung erstellt hat, erkundigen, wie lange Ihre Antworten in den Edkimo-Services gespeichert werden.

9. Sicherheit Minderjähriger

Edkimo erstellt keine Profile von Schüler*innen. Wir gestatten diesen nicht die persönliche Registrierung für unsere Services. Falls wir darüber Kenntnis erlangen, dass wir die personenbezogenen Daten eines Minderjährigen erfasst haben, können wir diese Daten ohne weitere Benachrichtigung löschen. Falls Sie glauben, dass dies der Fall ist, setzen Sie sich bitte mit unserem Support-Team in Verbindung.

10. Ihre Rechte

Sie können – insbesondere, wenn Sie ein europäischer Benutzer sind –  das Recht in Anspruch nehmen, Informationen darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten zu Ihnen speichern, auf die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zuzugreifen und unter geeigneten Umständen ihre Berichtigung, Aktualisierung, Änderung oder Löschung zu verlangen. Für einige dieser Rechte gelten eventuell bestimmte Ausnahmen oder Einschränkungen.

Wir beantworten Ihre Anfrage zur Ausübung dieser Rechte innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt.

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

Rechte als Ersteller*in

  • Datenzugriffsrechte
  • Recht auf Beschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Richtigstellung
  • Recht auf Löschung (das „Recht auf Vergessenwerden“)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Widerruf der Zustimmung
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
  • Datenübertragbarkeitsrechte

Sofern Sie über einen persönlichen Edkimo-Account verfügen, haben Sie Anspruch auf eine Kopie aller personenbezogenen Daten, die wir zu Ihnen gespeichert haben. Ferner sind Sie berechtigt, eine Beschränkung unserer Nutzung Ihrer Daten zu verlangen oder dem Umgang mit Ihren Daten durch uns in Teilbereichen zu widersprechen. Sie können nach dem Anmelden bei Ihrem Konto bereits auf einen Großteil Ihrer Daten zugreifen. Möchten Sie jedoch eine vollständige Kopie aller Daten erhalten oder eine Beschränkung oder Begrenzung unserer Nutzung Ihrer Daten verlangen, dann setzen Sie sich bitte mit unserem Support-Team in Verbindung.

Rechte als Teilnehmer*in

Sofern Sie unter Verwendung von Edkimo bereits eine Befragung ausgefüllt haben, die Ihnen von einer Ersteller*in der Befragung zugeschickt wurde, müssen Sie sich direkt mit der betreffenden Person oder Organisation in Verbindung setzen, um die Verwaltung, Löschung, den Zugriff oder dessen Beschränkung oder den sonstigen Widerruf der Zustimmung zu einer sonstigen Nutzung, die Sie der betreffenden Person oder Organisation in Ihren Beantwortungen gewährt haben, zu klären.

Ihre Rückmeldungen liegen nicht in der Verantwortung von Edkimo. Demzufolge können wir derartige auf diese Daten bezogene Anfragen nicht bearbeiten.

Sollten Sie Schwierigkeiten haben, die Person, die als Ersteller*in der Befragung verantwortlich ist, herauszufinden, können Sie sich mit unserem Support-Team in Verbindung setzen.

Rechte als Besucher*in

Sofern Sie unsere Website besucht haben und obenstehende Rechte ausüben möchten, setzen Sie sich bitte zur Prüfung Ihrer Anfrage mit unserem Support-Team in Verbindung.

11. Kontakt für die Ausübung Ihrer Rechte

Unser Kontakt für Anfragen zum Datenschutz:

Edkimo GmbH

– Datenschutzbeauftragte –

Hauptstr. 37

10827 Berlin

Deutschland

datenschutz@edkimo.com